以規(guī)范的文字，把采購的目的、要求、進度、服務等描述得簡捷有序、準確明了。使有興趣參加投標的所有投標人都能清楚地知道需要提供什么樣的貨物、服務才能滿足采購需求。不允許使用大概、大約等無法確定的語句，不要委婉描述，不要字句堆砌，表達上的含混不清，會造成理解上的差異。不要在某一部分說清楚了的事，又在另外章節(jié)中復述，弄不好，可能產(chǎn)生矛盾，讓投標人無所適從。如對設備的軟件問題，也應根據(jù)需要合理提示，以防在簽約時出現(xiàn)價格問題。

由于項目的特殊要求需要提供出合同條款，如支付方式、售后服務、質(zhì)量、主保險費及投標企業(yè)資格文件等，這部分要求的提出也要合理。驗收方式和標準應采用我國通用的標準，或我國承認的國外標準、歐洲標準等。

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