對(duì)于準(zhǔn)備進(jìn)入GRS體系的原料有相應(yīng)的原料聲明來(lái)證明。原料回收商或中間商使用的原料是通過(guò)不同供應(yīng)商處收集并加入GRS體系中,則GRS原材料聲明文件來(lái)證明,并載明以下內(nèi)容:
-被認(rèn)證公司的名稱(chēng)和地址;
- GRS聲明的實(shí)體單位簽字;
-供應(yīng)商的名字和地址以及對(duì)應(yīng)的原材料數(shù)量;
-原材料供應(yīng)商遵守當(dāng)?shù)貏趧?dòng)法規(guī)的聲明文件;
這些文件能在原材料進(jìn)入下一產(chǎn)鏈或終產(chǎn)品過(guò)程中的可追溯性。

為了跟蹤提供的GRS材料(原料)的數(shù)量,受認(rèn)證公司對(duì)提供的GRS材料(原料)進(jìn)行監(jiān)控和追蹤。
該公司保存原文件至少5年,這些文件證實(shí)了購(gòu)入產(chǎn)品的(GRS )狀況，包括:隨附產(chǎn)品的單據(jù),以及各證書(shū)的副本(由一家有資質(zhì)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽發(fā))。

受認(rèn)證公司制作GRS文件系統(tǒng)計(jì)劃,該計(jì)劃應(yīng)對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行說(shuō)明，包括風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和流程圖。
原材料以及產(chǎn)品(半成品)的規(guī)格說(shuō)明應(yīng)進(jìn)行記錄,并且相關(guān)人員可以及時(shí)獲取。
任何外部的儲(chǔ)存場(chǎng)所應(yīng)視為工廠設(shè)施的一部分,所以適用工廠設(shè)施的規(guī)定同樣適用于該儲(chǔ)存場(chǎng)所。