闡明需要采購貨物或工程的性質，通報招標程序將依據的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標文件既是投標商編制投標文件的依據，又是采購人與中標商簽定合同的基礎。因此，招標文件在整個采購過程中起著至關重要的作用。招標人應十分重視編制招標文件的工作，并本著公平互利的原則，務使招標文件嚴密、周到、細致、內容正確。編制招標文件是一項十分重要而又非常繁瑣的工作，應有有關參加，必要時還要聘請咨詢參加。

招標文件的目的是通知潛在的投標人有關所要采購的貨物和服務，合同的條款和條件及交貨的時間安排。起草的招標文件應該所有的投標人具有同等的公平競爭機會。根據單一項目招標文件的范圍和內容，文件中一般應包含：項目的概括信息；技術規(guī)格客觀性的設計文件；投標的樣本表格；合同的一般和特殊條款；技術規(guī)格和數量清單，在一些特殊情況，還應附有性能規(guī)格，投標金保函，預付款保函和履約保函的標準樣本。

注意的問題
招標文件編制應注意的問題
招標文件的編制要特別注意以下幾個方面：
⑴所有采購的貨物、設備或工程的內容，詳細地一一說明，以構成競爭性招標的基礎；
⑵制定技術規(guī)格和合同條款不應造成對有資格投標的任何供應商或承包商的歧視；
⑶評標的標準應公開和合理，對偏離招標文件另行提出新的技術規(guī)格的標書的評審標準，更應切合實際，力求公平；
⑷符合本國的有關規(guī)定，如有不一致之處要妥善處理。

招標書又稱招標通告、招標啟事、招標廣告，它是將招標主要事項和要求公告于世，從而招使眾多的投資者前來投標。一般都通過報刊、廣播、電視等公開傳播媒介發(fā)表。在整個招標過程中，它是屬于使用的公開性文件，也是具有周知性的文件。

招標書是招標人利用投標者之間的競爭達到優(yōu)選買主或承包方的目的，從而利用和吸收各地優(yōu)勢于一家的交易行為所形成的書面文件。屬于邀約的范疇。
所謂招標書，即業(yè)主按照規(guī)定條件發(fā)招標書，邀請投標人投標，在投標人中選擇理想合作伙伴的一種方式。
招標書是招標過程中介紹情況、指導工作，履行一定程序所使用的一種實用性文書。
招標書是一種告示性文書，它提供全面情況，便于投標方根據招標書提供情況做好準備工作，同時指導招標工作開展。
招標文件的內容應符合國內法律法規(guī)、國際慣例、行業(yè)規(guī)范等。這就要求采購從業(yè)人員不僅要具有的知識、良好的職業(yè)素養(yǎng)，還要有一定的法律法規(guī)知識，如合同條款不得和《合同法》相抵觸。如有的招標文件中要求有本省的某行業(yè)領域資格證書，限制外地供應商競爭的規(guī)定，就與我國法律相背離。
招標代理機構面對的是采購單位對自己的項目了解程度差異非常大，再加上采購項目門類繁多，招標代理機構編制招標文件前就要對采購單位狀況、項目復雜情況、具體要求等所有需求有一個真實全面的了解。
以規(guī)范的文字，把采購的目的、要求、進度、服務等描述得簡捷有序、準確明了。使有興趣參加投標的所有投標人都能清楚地知道需要提供什么樣的貨物、服務才能滿足采購需求。不允許使用大概、大約等無法確定的語句，不要委婉描述，不要字句堆砌，表達上的含混不清，會造成理解上的差異。不要在某一部分說清楚了的事，又在另外章節(jié)中復述，弄不好，可能產生矛盾，讓投標人無所適從。如對設備的軟件問題，也應根據需要合理提示，以防在簽約時出現(xiàn)價格問題。
招標書寫作是一種嚴肅的工作，要求注意：
(1)周密嚴謹。招標書不但是一種“廣告”，而且，也是簽訂合同的依據。因而，是一種具有法律效應的文件。這里的周密與嚴謹，一是內容，二是措辭。
(2)簡潔清晰。招標書沒有必要長篇大論，只要把所要講的內容簡要介紹，即可，切忌沒完沒了地胡亂羅列、堆砌。
(3)注意禮貌。這時涉及的是交易貿易活動，要遵守平等、誠懇的原則，切忌盛氣凌人，更反對低聲下氣。